Информационный стержень для ТНК-ВР

ИВАН МАТВЕЕВ

В СОСТАВ ОДНОГО ИЗ КРУПНЕЙШИХ российских нефтегазовых холдингов ТНК-ВР входят десятки добывающих и сервисных предприятий, использующих широкий спектр информационных систем - SAP R/3, «1С», «Парус», ГРИФ, L.A.B.S. Во всех этих системах применялись различные справочники материалов, а возможности поиска в них были сильно ограничены. Из-за подобной разнородности проблема управляемости бизнес-процессами материально-технического обеспечения в холдинге, присущая многим крупным компаниям, встала как никогда остро. Решена она была путем создания единой системы нормативно-справочной информации (НСИ), обеспечивающей максимальную эффективность управления материальными потоками.

Рождение системы

Хотя многие крупные компании холдинга были автоматизированы на базе SAP R/3, автоматизация удаленных филиалов при помощи столь «тяжелой» системы была бы экономически невыгодной, поскольку ее лицензия в расчете на рабочее место стоит значительно дороже, нежели для «1С» или «Паруса» - систем, которые уже использовались на многих предприятиях. Для создания единой информационной среды холдинга необходимо было предусмотреть общий набор словарей, каталогов и справочников. Чтобы избежать их несогласованности и противоречивости, руководство ТНК-ВР приняло решение о разработке Единого справочника материалов (ЕСМ) для всего холдинга.

Прежде всего ТНК-ВР определила роль и место единого справочника материалов и корпоративного классификатора материально-технических ресурсов (ЕСМ и КОК МТР) в информационной среде компании, наметила основные этапы и объемы будущих работ, сформулировала требования по функционалу как для пользователей, так и для Группы управления НСИ. Очень важно было обеспечить гене рацию полных и независимых описаний МТР по шаблонам «класс - свойство - значение», настроить функциональные навигаторы, предусмотреть различные возможности поиска материалов, в том числе по их техническим характеристикам, а также создать четко прописанные процедуры экспорта-импорта данных.

Инициатором проекта стал вице-президент компании по управлению системой снабжения Уильям Дэвид Сэме, полагавший, что корпоративный классификатор должен служить стержнем для выполнения ряда важных бизнес-процессов в объединенной компании, относящихся в первую очередь к материально-техническому обеспечению. Проект по построению ЕСМ и КОК МТР начался в апреле 2004 г., а уже в середине января 2005-го новая система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию. Как подчеркнул начальник отдела логистических систем ТНК-ВР Олег Артемов, руководивший «айтишной» частью работ, проект практически не отклонялся от графика. Очень тяжело проходил этап согласования описаний позиций справочника со специалистами подразделений ТНК-ВР: ведь наряду со своими повседневными обязанностями им приходилось обрабатывать новый огромный информационный поток. Конечно, не все были готовы к таким новшествам и рады дополнительным нагрузкам. Заметно растянулась лишь самая первая стадия - выбор решения и анализ ситуации.

Элемент эффективного управления

За основу корпоративного справочника МТР были взяты каталоги из системы SAP R/3, функционировавшей в ТНК, поскольку по результатам предварительного анализа именно они содержали наиболее полные данные. Однако даже этот справочник включал дублирующие друг друга записи, а часть необходимой информации в нем отсутствовала.

Помимо специалистов ТНК-ВР и представителей «ИНТЕРТЕХа», в проекте участвовали ERP-консультанты компаний Info Industries и SAP СНГ. В результате сформировалась сплоченная команда профессионалов из 20 технических специалистов и стольких же консультантов, что в немалой степени способствовало успеху. Для обеспечения эффективного управления был создан координационный совет, куда вошли руководители ТНК-ВР и «ИНТЕРТЕХа». Каждые четыре недели проходили заседания совета, на которых заслушивался отчет о проделанной работе и конкретизировались планы на следующий период. Был открыт специальный сайт, доступный через Интернет всем членам проектной команды, включая сотрудников региональных подразделений ТНК-ВР. На этапе тестирования был организован тщательный учет пожеланий и замечаний пользователей (а их было несколько сотен!). Анализ текущего состояния проекта и сопоставление его с планом были в центре внимания каждого совещания координационного совета.

Основные работы по построению корпоративного классификатора выполнялись в Москве, часть их была поручена филиалам ТНК-ВР региональным центрам материально-технического обеспечения (РЦ МТО). Особую роль выполнял нижневартовский филиал: именно там для обслуживания единого справочника материалов была сформирована специальная группа ведения НСИ, состоящая из восьми человек. Помимо поддержки актуальности справочников, эта группа отвечает также за полуавтоматическое обновление информации на тех предприятиях, где для управления применяется не SAP R/3, а какая-либо иная система. Дважды в день сотрудники этого центра проводят выгрузку обновлений базы данных НСИ во внешние системы через ftp-сервер.

По словам Дмитрия Выволокина, руководившего проектом со стороны «ИНТЕРТЕХа», важная роль отводилась методической поддержке множества пользователей, в том числе из региональных подразделений ТНК-ВР. Для ее осуществления пришлось разработать специальные программы обучения, рассчитанные на разные категории пользователей. Как правило, пользователям нужно уметь искать разными способами (по техническим характеристикам, функциям, навигаторам, описаниям) информацию в справочнике, создавать запросы на изменение записей или добавление новой информации.

Что же в итоге

Синхронизация единого справочника материалов и каталога SAP R/3 осуществляется фактически в режиме реального времени, а передача новых данных в региональные системы управления происходит несколько медленнее. Сначала данные поступают из группы, отвечающей за формирование справочника, в систему SAP R/3, где им присваивается код, после чего они выгружаются в справочник ЕСМ и публикуются для доступа всех пользователей. Каждый день отдел НСИ выгружает последние версии корпоративных справочников на ftp-сервер, откуда они забираются специалистами, обслуживающими локальные ERP-системы («Парус», «1С» и т. д.). По словам Олега Артемова, такой периодичности обновления каталогов вполне достаточно для обеспечения потребностей бизнеса в периоды повседневной работы. Однако в случае пиковых нагрузок, например во время проведения заявочных кампаний, частота обновления справочников увеличивается.

Решение НЦИТ «ИНТЕРТЕХ» было лицензировано на неограниченное число рабочих мест, что с учетом масштаба компании-заказчика принесло значительную экономию средств. Для примера, уже к февралю 2005-го, т. е. через два месяца после внедрения, сотрудниками ТНК-ВР было подано более 1200 заявок на допуск к системе (после подачи заявки пользователю присваивают логин и пароль, он загружает необходимое ПО и начинает работу).

По просьбе заказчика было создано 12 нормативных документов, имеющих отношение к ведению проекта. В частности, помимо программы и методики тестирования был составлен подробный комплект сценариев, учитывающих последовательность действий, которые выполняли все члены проектной группы ТНК-ВР, занятые в тестировании (как в Москве, так и в регионах). Эти сценарии представляют собой подробные опросники, в которых пользователь отмечает выполнение той или иной операции или проверяет качество контента.

Руководители проекта со стороны ТНК-ВР заявляют, что главный урок, который они извлекли для себя в ходе реализации проекта, - необходимость максимально тесного взаимодействия с командой подрядчика. «Если консультанту позволить работать самостоятельно, - говорит Дмитрий Лезнер, - через неделю из-за разного понимания некоторых задач заказчиком и исполнителем я не узнаю информационную систему. Это касается не только российских, но и любых других подрядчиков, вне зависимости от опыта и знаний его специалистов».

В результате реализации проекта холдинг ТНК-ВР получил единый справочник МТР, содержащий более 200 тыс. записей. Из них более 182 тыс. были нормализованы и классифицированы экспертами «ИНТЕРТЕХа» на основе большого массива информации о технических характеристиках МТР. Построенная система позволяет не просто поддерживать эти каталоги в актуальном состоянии, но и по мере необходимости дополнять их новыми данными, гарантированно исключая возможность дублирования ранее внесенной информации. В ходе работ специалисты «ИНТЕРТЕХа» выявили 10 700 дублирующихся, более 45 000 неполно описанных и около 1000 устаревших и неиспользуемых позиций.

По словам представителей ТНК-ВР, первый год эксплуатации единого корпоративного классификатора МТР позволил существенно уменьшить объемы складских остатков и повысить эффективность заявочной кампании.

№45(507) 6 - 12 декабря 2005 г. «PC WEEK»