На одном языке

Актуальность и достоверность информации - очень важные характеристики, зачастую критически важные для принятия верных управленческих решений. В территориально распределенных компаниях добиться этих двух составляющих бывает очень непросто. На помощь приходят системы нормативно - справочной информации.

Информационные системы задают стандарт на обработку информации, но не гарантируют их достоверность. Поэтому многие организации начинают понимать роль качественной нормативно-справочной информации (НСИ) в работе корпоративных информационных систем. Их не устраивает, что информация в справочниках может быть разрозненна, не структурирована, противоречива, содержать дублирующие и устаревшие записи. Сами справочники далеко не всегда увязаны между собой. В этом случае даже при качественной ERP-системе добиться актуальности и достоверности информации не удается.

«Создание классификатора МТР стало первым этапом масштабного проекта «Татнефти» по построению единой централизованной системы нормативно- справочной информации компании, которая будет использоваться в работе различных программных комплексов», — вспоминает Юнир Гиниатуллин, заместитель начальника управления информационных технологий, руководитель проекта SAP R/3 и систем управления корпоративными ресурсами. Изначально создание корпоративного классификатора материально-технических ресурсов (МТР) было одной из задач и составляющей проекта автоматизации процессов материально-технического обеспечения ОАО «Татнефть».

Интерес к этому проекту возник сразу в нескольких подразделениях «Татнефти». С одной стороны, это были специалисты управления материально-технического обеспечения (МТО), которым понадобился эффективный инструмент для проведения заявочной кампании. Таким инструментом должен был стать корпоративный классификатор МТР, доступный всем пользователям, участвующим в проведении заявочной кампании. Он позволил бы избежать массы проблем, связанных с дублированием и недостаточным описанием материалов. С другой стороны, потребность в подобном инструменте понимало и руководство управления информационных технологий и управления «ТатАСУнефть».

Создание корпоративного классификатора позволило бы упорядочить и структурировать существовавший справочник МТР, создать единую систему кодирования материалов и оборудования на основе их свойств, устранить дублирование позиций, пересечение групп и классов. Также требовалось создать техническую и организационную инфраструктуру поддержки и обновления корпоративного классификатора.

Одним из важных условий являлась возможность использования классификатора как в системе SAP R/3, так и вне нее. В рамках проекта решалась задача интеграции программного инструментария Ontologic 3.0, отвечающего за построение и поддержку корпоративного классификатора, с системой R/3. Интеграционное решение прошло аудит в компании «САП СНГ и Страны Балтии». В последующем потребовалась серьезная настройка решения по интеграции, чтобы гигантскую паутину внутренних связей, существующих в классификаторе, без нарушений перенести в ERP-систему. Не менее важна была задача создания удобных навигаторов — средств поиска как по техническим характеристикам ресурсов, выявленным в процессе классификации объектов, так и по другим их признакам. Нетрудно понять, что различные специалисты могут смотреть на один и тот же предмет с разных точек зрения. Если для специалиста МТО главную роль играет «суть» объекта и его характеристики, то, например, у технолога он ассоциируется в большей степени с процессом, в котором он используется. Были разработаны два навигатора — для специалистов МТО (по отделам) и для специалистов-производственников (по видам деятельности).

В качестве исполнителя работ был выбран НЦИТ «ИНТЕРТЕХ». Основными требованиями при выборе подрядчика были наличие методологии и автоматизированной технологии классификации, наличие завершенных проектов, знание специфики работы предприятий ТЭК и готовность выполнить работу «под ключ», включая разработку комплекта нормативно-технической документации и обучение специалистов. Руководство компании понимало необходимость проекта. Именно поэтому он так активно продвигался и при его реализации оказывалась всесторонняя помощь.

В первую очередь, со стороны заказчика были определены ряд координаторов проекта — по линиям управлений МТО, информационных технологий, бухгалтерии, «ТатАСУнефть», с которыми согласовывались методология работы, технические вопросы и принципы организации экспертной работы. Большой объем работы приходился на обработку позиций, на их классификацию, кодирование, привязку к функциональным навигаторам. В результате был создан инструмент для эффективной работы специалистов многих подразделений компании — нефтегазодобывающих управлений, управления «Татнефтеснаб» и материально-технического обеспечения, «ТатАСУнефть». Проект затронул и ряд подразделений центрального аппарата — управление информационных технологий и управление бухгалтерского отчета и отчетности. «Фактически в ходе проекта формировалась служба НСИ как самостоятельная структурная единица, для нее разрабатывались регламенты, комплект инструкций. Ее сотрудники обучались работе с новым инструментом, — отмечает Гиниатуллин. — Но организационные изменения коснулись не только этой службы. В компании принято решение о централизации ведения проектов с использованием продуктов SAP и прочих систем управления корпоративными ресурсами».

Первые несколько месяцев управление проектом со стороны руководства «Татнефти» было очень жестким. От консультантов требовали присутствия на всех совещаниях, в еженедельном режиме готовилась отчетность по проекту. Составлялись детальные планы проекта, в которых были четко расписаны все необходимые работы и зоны ответственности. В отдельные периоды работы ряд специалистов «Татнефти» фактически полностью были задействованы на проекте, например во время осуществления интеграции с R/3 и в период обучения специалистов НСИ.

НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ (НСИ) — условно-постоянная часть всей корпоративной информации. Система НСИ представляет собой набор справочников и классификаторов, в которых с единых позиций описывается вся та информация, которая нужна, чтобы сотрудники компании могли говорить на одном языке и в одних терминах.
Ее данные включают всю потребляемую и производимую компанией продукцию, ее детали, их всесторонние характеристики, наименования других организаций, с которыми приходится контактировать и т. п. Эти данные используются при формировании текущих документов. На крупных предприятиях основные данные поддерживаются специально предназначенной для этого службой ведения НСИ.
Из потребности в единой системе справочников и классификаторов вытекает необходимость в соответствующем программном обеспечении. Разработка полноценного программного обеспечения для управления НСИ началась не так давно; по мнению экспертов, данной сфере не более двух лет. Вместе с тем система НСИ — это не только программный продукт, но и целый комплекс мер, без которых внедренное программное обеспечение окажется пустой тратой денег. После внедрения системы существенную часть баз данных приходится наполнять вручную, в соответствии с требованиями и стандартами организации.
ОНТОЛОГИЧЕСКАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ - метод упорядочения и классификации объектов на основе формализации их существенных свойств, технических и потребительских характеристик, ключевых атрибутов и т. п. Основу классификации представляет разделение всего рассматриваемого множества объектов на классы — группы однородных объектов и формирование для каждого класса набора присущих ему свойств и возможных значений этих свойств. По сути, классы, их свойства и значения представляют собой описательные шаблоны-заготовки для формализации описаний объектов классификации. На этой основе для каждого объекта классификации формируется онтологический классификационный код вида: (КОД КЛАССА) {(свойство) — (значение 1, значение 2...); (свойство) — (значение 1, значение 2...);...}. Далее на этой основе могут быть построены различные классификационные иерархии — навигаторы, структурирующие множество объектов по заданному принципу.
НАВИГАТОР - составляющая часть классификатора, позволяющая объединять классы материалов в различные группы и выстраивать структурные иерархии. Навигатор также позволяет устанавливать дополнительные ссылки и отношения между классами и группами классов. Он является инструментом поиска и подбора материалов в классификаторе материально-технических ресурсов, а также облегчает работу экспертов при его ведении.

Процесс обучения, разбитый на несколько этапов, был довольно долгим. Очень разумным шагом стала реализация поэтапного плана перехода на использование классификатора. Разделение труда между сотрудниками НСИ и консультантами было детально распределено на всех этапах внедрения. В первый месяц сотрудники только получали запросы пользователей, занимались их обобщением и первичной обработкой. Полученные запросы передавались консультантам, где они классифицировались, после чего отдавались для ввода в систему. Затем определенное количество запросов было отдано для классификации сотрудникам с последующей проверкой результатов консультантами и созданием отчета об ошибках. Постепенно количество запросов возрастало, а вмешательство консультантов снижалось, вплоть до исключительно контролирующих функций.

Особенностью проекта стало использование для создания корпоративного классификатора технологии онтологической классификации. В ходе проекта было классифицировано 95 тыс. позиций справочника МТР, создано 3800 классов, выявлено 12 130 свойств и более 145 000 значений свойств классифицируемых объектов.

Главными результатами внедрения корпоративного классификатора стала возможность оперативного и точного поиска необходимых пользователю МТР, возможность получения достоверных данных, централизация управления процессом ведения нормативно-справочной информации, перевод НСИ в электронную форму. Можно сказать, что со стандартизацией корпоративной информации различные подразделения «Татнефти» заговорили на одном языке. Кроме того, достигнуты существенная экономия средств в процессе материально-технического обеспечения компании и систематизация складской работы. Пользователи получили инструмент поиска и навигации, а эксперты управления НСИ — снижения рутинной работы. Ранее заявки на добавление позиций передавались в службу НСИ по телефону или электронной почте, отсутствовал детальный регламент работы службы НСИ. С внедрением классификатора все заявки на добавление или изменение позиций направляются в службу НСИ в рамках автоматизированной системы, пользователь может увидеть статус обработки своей заявки и ответственного специалиста от службы НСИ. Это позволило заметно увеличить скорость обработки пользовательских запросов, в том числе при проведении заявочной кампании.

После внедрения классификатора МТР на базе уже отработанной технологии в компании «Татнефть» был внедрен корпоративный классификатор активов, учитывающий требования российского законодательства, корпоративных правил по учету активов и обеспечивающий эффективную поддержку процессов ведения бухгалтерского и налогового учета. В настоящее время идет подготовка к внедрению классификатора услуг, что показывает правильность выбранного направления развития НСИ в компании.

«Татнефть» расширяет не только охваченные внедрением справочники, но и географию их использования. Проекты внедрения классификаторов МТР и активов получили свое дальнейшее развитие в ОАО «Нижнекамскшина» — крупнейшем предприятии нефтехимического комплекса компании, входящем в дочерний холдинг «Татнефть-Нефтехим». При создании классификаторов в дочерних предприятиях учитывается опыт проекта в материнской компании. Для них планируется использовать не только единые технические стандарты, но и единые стандарты построения и ведения нормативно-справочной информации.