Система нормативно-справочной информации: типовые ошибки и заблуждения

Историческое наследие автоматизации в крупных компаниях и холдингах в подавляющем большинстве случаев плачевно: отдельные системы и «системки» работают на разных программных платформах и используют разные локальные справочники, никак не связанные между собой, что создает препятствия для информационного обмена и для консолидации информации. Многие авторы склонны в этой ситуации употреблять такие эпитеты, как «лоскутная автоматизация» и «информационный зоопарк». Ключевым решением данной проблемы является создание единой системы нормативно-справочной информации (НСИ), стандартизующей и унифицирующей все информационные потоки внутри компании.

Ошибка 1: Проблема стандартизации и централизованного ведения НСИ искусственна и придумана программистами, вроде «проблемы 2000». Проблема действительно чрезвычайно важна для всех крупных компаний и государственных структур, прошедших первую фазу внедрения ERP (АСУ). Такие компании все чаще задаются вопросом: «Почему наша система не работает или работает только в рамках узких частных задач?». А ведь средства в разработку и внедрение автоматизированных систем вложены немалые. Одна из ключевых задач – сшивка информационных «лоскутков» и построение единого корпоративного информационного пространства – может быть решена только за счет грамотно построенной системы НСИ, увязанной с работающими системами. Другой важной задачей является обеспечение информационно-содержательной полноты системы НСИ, т.е. наполнение и ведение всех необходимых справочников. Зачастую даже в крупных компаниях, внедривших такие серьезные системы, как SAP R/3, реально используются не все их возможности. Именно централизованное ведение системы НСИ, подчиненное единому регламенту и обеспеченное единой технологической средой, позволяет поддерживать полноту, целостность и актуальность всех входящих в ее состав справочников и классификаторов.

Отметим, что процесс создания справочников, классификаторов и каталогов – штука дорогостоящая. К примеру, каталогизация одного предмета снабжения по мировым ценам обходится от 10 до 40 долл. США. При этом современный истребитель включает в себя почти 30 тыс. предметов снабжения. Самостоятельно проведенная каталогизация в России будет стоить в несколько раз дешевле*. По нашему опыту, расходы на создание и классификацию одной записи в справочнике материалов в российских условиях близки к цифре 2–5 долл. США, в зависимости от степени полноты описаний.

Ошибка 2: Существуют государственные стандартные системы классификации продукции и видов деятельности – ОКП, ОКВЭД, ОКДП, ТН ВЭД, ЕКПС. Их и надо использовать. Постановлением Правительства Российской Федерации № 1212 от 1 ноября 1999 г. в целях реализации государственной политики в области развития единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации установлен перечень из 31 общероссийских классификаторов. Наиболее важными для систем НСИ являются Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), Общероссийский классификатор продукции (ОКП), Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП). К этому следует добавить, что Постановлением Правительства РФ от 10 ноября 2003 г. № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» упомянутое Постановление № 1212 признано утратившим силу. Кроме того, принятый в конце 2002 г. Федеральный Закон РФ №184-ФЗ «О техническом регулировании» указывает на фактическую необязательность использования национальных стандартов и общероссийских классификаторов на внутрикорпоративном уровне.

Важно также обратить внимание на справочник «Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности» (ТН ВЭД) и на создаваемый в настоящее время в рамках Федеральной системы каталогизации продукции (ФСКП) Единый кодификатор предметов снабжения (ЕКПС), берущий за основу систему каталогизации НАТО и ориентированный на предметику оборонзаказа. Отметим, что важной особенностью всех этих классификаторов является также то, что они содержат информацию только на верхних, достаточно общих уровнях описания (пример из ОКП: последний уровень описания – автобусы междугородние), и степень их детализации не позволяет однозначно классифицировать и кодировать конкретно выпускаемую продукцию. Приведем краткие характеристики используемых справочников- классификаторов.

Общероссийский классификатор продукции (ОКП). Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 301; дата введения – 1 июля 1994 г. ОКП предназначен для обеспечения достоверности, сопоставимости и автоматизированной обработки информации о продукции в таких сферах деятельности как стандартизация, статистика, экономика и др. Есть мнение, что ОКП перестанет существовать при вхождении России в ВТО.

ОКП представляет собой систематизированный свод кодов и наименований группировок продукции, являющейся предметом поставок. Группировки ОКП построены по иерархической системе классификации. Классификатор используется при решении задач сертификации продукции, в налогообложении, статистическом учете и отчетности, в других сферах. Каждая позиция ОКП содержит шестизначный цифровой код, однозначное контрольное число и наименование группировки продукции. В ОКП предусмотрена пятиступенчатая иерархическая классификация и цифровая десятичная система кодирования. На каждой ступени классификации деление осуществлено по наиболее значимым экономическим и техническим классификационным признакам, отражающим общность производства продукции предприятиями одной отрасли промышленности или специализацию этих предприятий. В ОКП более- менее полно отражены группировки продукции, выпускаемой отечественными производителями, но этот классификатор не гармонизирован с международными классификациями и не содержит в своем составе работ и услуг. Кроме того, в ОКП не обеспечен уровень детализации описаний продукции, пригодный для ее однозначного кодирования, т. е. этот классификатор невозможно использовать как готовый продукт, можно лишь на его базе, достраивая нижние уровни группировок, создавать свой классификатор-справочник продукции.

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) использует в качестве единого языка общения производителей и потребителей видов продукции и услуг, а также для описания и регулирования национальной экономики Российской Федерации. Упразднен в части классификации видов экономической деятельности в 2001 г. новым стандартом – ОКВЭД. Объектами классификации ОКДП являются виды экономической деятельности, осуществляемые в различных сферах экономики, а также продукция и услуги как результат этой экономической деятельности. В части I ОКДП осуществляется иерархическая классификация видов экономической деятельности, предусматривающая деление на разделы, подразделы, группы и подгруппы. В части II осуществляется классификация продукции и услуг на уровне классов и подклассов. При этом наименования видов экономической деятельности из части I трансформированы в наименования продукции и услуг, соответствующие данному виду экономической деятельности. Заложенное в ОКДП единство видов деятельности с получаемыми в результате этой деятельности продукцией и услугами является прогрессивным, но в ОКДП не обеспечена его гармонизация с классификациями Европейского Союза.

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД). С 1 января 2003 г. классификация видов экономической деятельности в соответствии с постановлением Госстандарта № 454-ст производится с помощью ОКВЭД взамен Общесоюзного классификатора отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и частей I и IV (применительно к экономической деятельности) ОКДП. ОКВЭД построен на основе гармонизации со Статистической классификации видов экономической деятельности в Европейском экономическом сообществе путем сохранения кодов (до четырех знаков включительно) и наименований соответствующих позиций без изменения объемов понятий. Особенности, отражающие потребности российской экономики по детализации видов деятельности, учитываются в группировках ОКВЭД с пяти- и шестизначными кодами.

Объектами классификации в ОКВЭД являются виды экономической деятельности. В ОКВЭД использованы иерархический метод классификации и последовательный метод кодирования. Код группировок видов экономической деятельности состоит от двух до шести цифровых знаков. Основной недостаток у ОКВЭД тотже – не обеспечена необходимая детализация описаний продукции.

Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) используется для определения ставок пошлин, НДС, акцизов и т.п. товарной номенклатуры при проведении внешнеэкономической деятельности. Основной пользователь – таможенные органы и декларанты импортно-экспортных операций. ТН ВЭД России основана на международной «Гармонизированной системе описания и кодирования товаров» и «Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности» СНГ. Таможенные органы России осуществляют ведение ТН ВЭД (занимается специальная комиссия), отслеживают изменения и дополнения и приводят ТН ВЭД в соответствие с ее международной основой.

Федеральная система каталогизации продукции для федеральных государственных нужд (ФСКП) и Единый кодификатор предметов снабжения (ЕКПС). За основу построения ФСКП и ЕКПС взята система каталогизации и кодификации предметов снабжения НАТО. Основными документами, регламентирующими создание ФСКП являются Постановления Правительства Российской Федерации от 11 января 2000 г. № 26 «О федеральной системе каталогизации продукции для федеральных государственных нужд» и от 2 июня 2001 г. № 436 «О создании и введении в действие федерального каталога продукции для федеральных государственных нужд.
Разработку разделов федерального каталога продукции должны осуществлять центры каталогизации, назначаемые соответствующими федеральными органами исполнительной власти. В настоящее время в качестве центров каталогизации назначены: Минобороны, Минатом, Минздрав, МЧС и МВД России. Большинство разделов федерального каталога продукции в соответствии с Р 50.5.002–2001 закреплено за Министерством обороны Российской Федерации – 290 из 338 разделов. Из этого следует, что ФСКП направлена на создание каталога продукции, требуемой в основном для поставки вооружения и товаров жизнеобеспечения деятельности вооруженных сил. ЕКПС имеет двухуровневую иерархическую систему классификации с кодовым обозначением длиной четыре знака. Для обеспечения однозначности и точности кодирования предметов снабжения и облегчения их поиска классификационные группировки имеют пояснения. Код ЕКПС содержит только четыре знака, что не позволяет использовать его для классификации конкретных видов продукции. Развитие ЕКПС (потребует использования значительных материальных и временных ресурсов (обычно такие классификаторы разрабатываются в течение 2–5 лет).

Ошибка 3: Можно использовать какой-нибудь зарубежный классификатор. На международном уровне широко известны: Международный стандартный отраслевой классификатор видов экономической деятельности – классификатор ООН (ISIC), Международный классификатор основных продуктов (CPC), североамериканский классификатор NAICS, закупочный классификатор ЕС CPV и многие другие. Однако большинство из них, так же как и упомянутые общероссийские классификаторы, не содержат требуемой детализации описаний продукции. Каталог НАТО (NCS) содержит до 15 миллионов описаний предметов снабжения, ориентированных на оборонный заказ. Классификатор ЕКПС является российским аналогом классификатора НАТО. Закупочный классификатор Евросоюза (ЕС) CPV разработан сравнительно недавно для целей закупок, однако и он, имея восемь знаков кода не обеспечит необходимую степень подробности описания продукции, которая используется в корпоративных справочниках.

Ошибка 4: Можно приобрести готовые справочники и классификаторы у других компаний аналогичного профиля деятельности. На рынке действительно появляются и предлагаются готовые наполненные справочники-классификаторы, разработанные другими компаниями, как правило, «под себя». Это в большинстве своем хорошо и добротно наполненные системы. Однако следует верно оценить три вопроса: насколько наполнение таких справочников подходит вам, а не является отражением узкой специфики предприятия-продавца; какие функциональные возможности заложены в этом справочнике- классификаторе и удовлетворят ли они вашим потребностям; будут ли обеспечены средства оперативной поддержки наполнения этого справочника и сопровождения пользователей вашей компании. Практика показывает, что продаваемые на сегодня системы дают, в целом, отрицательные ответы на все три вопроса.

• неоднозначное и некорректное наименование позиций в справочниках;
• дублирование записей;
• Отсутствие разграничения описаний продукции, независимых от маркировки поставщиков, и полных описаний, содержащих такую маркировку.
Все это создает существенные проблемы при решении конкретных прикладных задач:
• сведение документов потребности (заявочная кампания и планирование программы МТО);
• качественная подготовка лотов для проведения конкурсного отбора поставщиков и заключения договоров по номенклатуре централизованных поставок;
• оперативный контроль и мониторинг ключевых показателей.

Нужна единая современная методология ведения НСИ, иначе вся информация «поплывет», т.е. по мере увеличения числа данных система перестанет быть управляемой. Должен быть детально прописан регламент и методика наполнения справочников и классификаторов, иначе будет чрезвычайно сложно обеспечить качественную и упорядоченную работу экспертов по ведению НСИ. Нужно четкое разграничение сфер компетенции и ответственности пользователей и экспертов по ведению НСИ. Кроме того, без наличия формальных и ясных методик, будет сложно готовить новых экспертов, если старых будет нехватать или кто-то уйдет на пенсию или уволится.
Необходима высокоэффективная современная технология и система ведения НСИ, решающая задачу многопользовательского доступа к НСИ с возможностью физического разграничения полномочий; реализующая взаимодействие пользователей с экспертами, обеспечивающая легкое масштабирование системы при наращивании как самой базы НСИ, так и количества обслуживающих экспертов.

Ошибка 6: В качестве программного обеспечения для ведения справочников и классификаторов можно использовать обычные ERP (АСУ)-системы. В обычных ERP-системах средства ведения справочников и классификаторов слабо развиты и ориентированы, в основном, на небольшие справочники. Такие справочники, как, например, справочник материалов, содержащий сотни тысяч записей, связанный с другими справочниками (справочники поставщиков, цен, альтернативных единиц измерения и т. д., нуждаются в специализированных средствах поддержки и поиска информации. Например, в ряде случаев полезно иметь возможность поиска материалов не только по наименованию, но и осуществлять:

• поиск по набору свойств и технических характеристик;
• поиск по производителям/поставщикам;
• поиск по видам деятельности и направлениям использования;
• подбор аналогов и взаимозаменяемых позиций;
• подбор запасных частей и комплектующих, а также составных частей к оборудованию.

• процедуры создания и редактирования записей в базе данных;
• процедуры и методики классификации;
• средства контроля корректности данных;
• средства обслуживания запросов пользователей группой техподдержки и экспертами-аналитиками.

• отсутствуют удобные средства поиска продукции в справочнике и классификаторе;
• отсутствует надежный и четко регламентированный сервис по ведению и поддержке справочников и классификаторов;
• после нескольких лет существования такие справочники теряют управляемость и их поддержка становится невозможной.

Еще одна проблема состоит в том, что в качестве локальных прикладных систем используются различные платформы с разной структурой справочников и разным наполнением. При этом возникает совсем не простая дополнительная проблема синхронизации справочников отдельных предприятий между собой.

Ошибка 7: Классификаторы не нужны, если есть справочники. При количестве записей в справочнике более 20 000 без классификатора не обойтись. Классификатор можно воспринимать как иерархическую надстройку над справочником. Количество уровней иерархии в классификаторе должно зависеть от количества записей в справочнике: одной классификационной группе нижнего уровня должно соответствовать не более 10 (в отдельных случаях – до 50) записей классифицируемого справочника (например, справочника материалов), иначе поиск и выбор позиций (записей справочника) по классификатору становится крайне затруднителен. Принятые в большинстве используемых систем двухуровневые классификационные группировки объектов (группа-подгруппа) неудобны для больших справочников. Необходимо создавать в таких случаях отдельные классификаторы с учетом функциональных требований к использованию данного справочника.

Ошибка 8: НСИ – это просто некая база данных, содержащая справочники и классификаторы. НСИ – это не просто база данных. Это сложно организованная система со множеством перекрестных ссылок между отдельными справочниками и классификаторами. Особенно важен механизм поддержки актуальности справочной информации. Требования к полноте, точности и актуальности информации в системе НСИ гораздо более жесткие, чем в обычной БД, так как при функционировании любой информационной системы, в том числе АСУ, информационное наполнение прикладных задач зависит от данных НСИ. НСИ является «кровеносной системой» всего информационного организма компании.

Ошибка 9: Сама по себе система НСИ является вспомогательной и не решает какие-либо прикладные задачи. Это не так. При правильной организации справочников и классификаторов система НСИ может помочь решить такие прикладные задачи, как, например, поиск аналогов и заменяющей продукции, подбор запчастей к оборудованию, поиск поставщиков заданного вида продукции, ценовой анализ по видам продукции. Кроме того, качественная система НСИ – залог работоспособности систем планирования и контроля, финансового учета и отчетности, а также мониторинга бизнес-процессов компании.

Ошибка 10: Проблема построения системы НСИ является узковедомственной и должна решаться каждой компанией отдельно. Стандартизация информации не является узковедомственным вопросом. В том числе это показала Конференция по вопросу Единой классификации промышленной продукции, состоявшаяся 17 февраля 2004 г., на которой присутствовали представители 200 крупнейших нефтегазовых и промышленных компаний (в том числе: Газпром, Транснефть, РАО ЕЭС России, ЮКОС, Роснефть, ЛУКойл, Сибнефть, ТНК-ВР, Татнефть, Сургутнефтегаз, Сургутгазпром и др.) и государственного сектора – министерств, ведомств и организаций. Участниками конференции было отмечено, что в процессе внедрения автоматизированных информационных систем, систем государственных закупок, они сталкиваются с серьезными техническими и организационными проблемами, связанными с фактическим отсутствием единого классификатора промышленной продукции. Многие крупные предприятия пошли по пути создания своих собственных классификаторов, что обусловливает сложности в процессах информационной интеграции и взаимодействия таких систем между собой, а также при поддержке их в актуальном состоянии. Эти вопросы можно решить только во взаимодействии государства, промышленных компаний и научно-технического сообщества. Надо сказать, что движение в этом направлении со стороны всех участников процесса (в том числе государства) сейчас идет очень активно.