АС-МТС компании «ИНТЕРТЕХ»: полный цикл управления закупками

КЛЮЧЕВЫМИ СВОЙСТВАМИ системы АС-МТС, которую предлагает московская компания НЦИТ «ИНТЕРТЕХ», являются поддержка всего цикла документооборота, связанного с закупками (начиная от заявочной кампании и заканчивая выставлением счетов), и сквозная интеграция с бэк-офисными системами. В этом смысле ее аналогами можно назвать закупочные модули систем SAP и Oracle. Система позволяет совместить инструменты Интернет-закупки с корпоративными регламентами и нормами гражданского законодательства, а также автоматизирует рутинные операции, ограничивая при этом действия персонала рамками служебных полномочий, но внутри этих рамок давая ему полную свободу для принятия решений.

Первоначально АС-МТС разрабатывалась для нефтяных компаний (в ней учтена вся специфика рынка нефтегазопромыслового оборудования и материалов), но сейчас она позиционируется как решение для более широкого класса промышленных предприятий. Кроме того, недавно вышла специализированная версия и для государства — автоматизированная система обеспечения госзакупок (АС-ОГЗ). Иначе говоря, на базе одной платформы создано два отраслевых решения. Они похожи между собой по набору функций, основная же разница состоит в терминологии и сценариях работы. АС-МТС опробована в нескольких нефтяных компаниях: «ЮКОС ЭП» (добывающая структура НК «ЮКОС»), «ЮКОС РМ» (подразделение переработки) и НК «Сибнефть».

В АС-МТС, ядро которой включает подсистему управления документами, основным понятием является электронный документ. Работа с данными ведется через браузер: для каждой роли, играемой пользователем в бизнес-процессе, динамически формируется свое автоматизированное рабочее место, с него в соответствии с правами доступа можно вести различные операции - создавать, корректировать, дополнять, подписывать документы (в том числе с использованием ЭЦП), отзывать подпись (если бизнес-процесс это позволяет), присоединять сопроводительные документы из файловой системы (образы договоров, спецификации) и т. п.

Документ предоставляется человеку в виде, удобном для прочтения. В верхней части экрана показываются рабочие поля, а внизу — подписи и их значения («утверждаю», «согласовано» и пр.). Все действия пользователя протоколируются. Можно посмотреть, кто и когда создал документ, кто какие изменения внес, как менялся статус документа.

Типовая схема работы с системой выглядит следующим образом: подразделения и дочерние структуры высылают заявки на товары с указанием дат, когда они им потребуются. Эти заявки консолидируются внутри системы в единый заказ и распределяются по группам закупки (скажем, насосы покупает одна структура, а автомобили — другая), которые в дальнейшем реализуют разные закупочные сценарии. Одни товары могут быть выставлены на конкурс, другие - приобретены непосредственно по выбору поставщика (скажем, монопольные виды продукции - по ним нет смысла проводить конкурс), третьи - через каталог или «обратный» аукцион (т. е. аукцион на понижение). «Подобная автоматизация рутинных операций экономит массу времени и сил, - считает Дмитрий Гулько, президент НЦИТ «ИНТЕРТЕХ». — Зачастую заявки с мест поступают в произвольной форме, но внутри компании они должны быть привязаны к единому классификатору, являющемуся остовом, на который нанизывается вся информация. «ИНТЕРТЕХ» предлагает свой отраслевой классификатор. Однако многие НК имеют собственные классификаторы, и АС-МТС позволяет встраивать их, установив между ними отношения".

«По мнению многих закупщиков цена не является ни единственным, ни основным критерием, — продолжает рассказывать Дмитрий Гулько. — Поэтому в системе предусмотрены алгоритмы балльной, многокритериальной оценки поставщиков по накопленной в системе фактографической информации. Блок «Выбор поставщиков с учетом многокритериальной оценки» позволяет формировать на каждый конкурс два набора критериев: первый определяет квалификацию самого поставщика как организации, а второй служит для оценки собственно оферты (цена, сроки поставки, гарантия, качество). АС-МТС помогает выявлять неблагонадежных поставщиков, вести статистику их поставок, участия в конкурсах». Есть и еще один важный момент — возможность взаимодействия с торговой площадкой «Инмарсис». АС- МТС может использовать ее как внешний каталог, механизм привлечения новых поставщиков для работы в системе, размещения объявлений о проведении закупок. Обеспечивает «ИНМАРСИС» и единство от- раслевого информационного пространства. Разные НК могут использовать его в качестве шлюза- коммутатора для обмена информацией об опыте работы с теми или иными поставщиками и т. п.

Важной частью АС-МТС является блок связи с поставщиками. Зайдя через него в систему, авторизованные компанией поставщики могут узнать о проводимых конкурсах, подать в систему оферты, согласовать заказы, заверить акты сверки, представить информацию об отгрузках. С его помощью производится рассылка уведомлений и типовой документации о конкурсах (по e-mail и факсу), публикуются объявления на торговой площадке и на сайтах поставщиков. Этот блок принципиально разнесен с системой и, как правило, базируется на отдельном сервере, чтобы обеспечить политику безопасности.

Со стороны бэк-офиса АС-МТС может интегрироваться с ERP-системами. Например, в компании «Сибнефть» развернута SAP R/3, из которой АС-МТС получает заявки и сопроводительную информацию, такую, как справочники. По окончании обработки заявок и согласования договора с поставщиком в R/3 возвращается заказ на поставку. В «ЮКОС ЭП» была проведена интеграция (посредством специализированного модуля импорта-экспорта) с системой сбора заявок и складов, разработанной силами самой НК.

Есть серьезный блок администрирования системы, который позволяет в дружественном интерфейсе настраивать ее на реальные бизнес-процессы компании. «Первичную настройку бизнес-процессов в системе делают специалисты «ИНТЕРТЕХ», — пояснил Гулько. — Затем заказчик может сам ее поддерживать: изменился ли регламент, пришел ли в фирму другой сотрудник или его уполномочили на какую-то работу — ему открывается доступ к конкретным функциям. Блок администрирования позволяет целенаправленно настроить права доступа любого пользователя — на просмотр, корректировку, удаление, изменение, добавление вплоть до каждого поля документа. Можно, например, сделать так, что инженер МТО увидит заявку, но исправить цифры бюджета не сможет, зато будет иметь право добавлять новые позиции».

«Одна из задач при построении версии для госструктур — добиться соответствия требованиям нормативной базы. В связи с этим мы активно сотрудничаем с институтом госзакупок Высшей школы экономики. Прототип нашей системы мы включаем в учебный план будущих пользователей, — говорит Дмитрий Гулько. — Одновременно мы будем черпать от них предложения о ее развитии. Система в принципе хорошо настраивается. Когда мы ее поставляем, мы пристыковываем к ней вспомогательные сервисы, классификатор продукции, справочник цен. С госзакупками все то же самое, но степеней свободы меньше, так как они более регламентированы в нормативном плане. И схема выглядит иначе, хотя по сути используются те же функциональные блоки».