Система электронного снабжения корпорации

Д. Гулько
канд. техню наук, президент НЦИТ «ИНТЕРТЕХ»

Публикуемый материал отражает более чем четырехлетний опыт, накопленный Научным центром Интернет-технологий ИНТЕРТЕХ в области создания и эксплуатации систем электронной коммерции класса В2В в нефтегазовом секторе российской экономики. В статье рассматриваются практические вопросы разработки, внедрения и эксплуатации электронных систем снабжения и дается описание двух конкретных систем класса В2В - открытой электронной площадки и корпоративной (закрытой) электронной системы материально-технического снабжения (обеспечения).

1. Номенклатура материально-технических ресурсов

Материально-техническое снабжение нефтегазовых компаний - один из наиболее сложных и плохо формализуемых видов деятельности. Снабженческие организации несут ответственность перед предприятиями за своевременную и качественную поставку продукции, перед финансовыми службами - за состояние дебиторской и кредиторской задолженности, перед руководством компании -за снижение расходов, связанных с материально-техническим обеспечением, за наличие излишков на складах и неликвидов.

Большинство российских нефтегазовых предприятий являются градообразующими, и фактически их службы снабжения занимаются материально-техническим обеспечением не только собственно нефтедобычи, но и обеспечением строительных работ, жилищно-бытового, коммунального, энергетического хозяйства, средств связи и т.п. Таким образом, номенклатура продукции существенно шире отраслевой.

Номенклатура закупаемой продукции по линии материально-технического обеспечения, как правило, составляет несколько десятков тысяч наименований. А суммарный годовой бюджет закупок продукции для крупной нефтегазовой компании может составлять несколько миллиардов рублей. По классификации снабженцев перечень закупаемых материально-технических ресурсов делится на так называемую основную номенклатуру (еще говорят, - стратегические позиции или номенклатура централизованных поставок) и не основную (мелкие поставки). В основную номенклатуру входят некоторые виды добывающего оборудования, труб, насосов, химических реагентов, специальной автомобильной техники и прочее. Важно отметить, что основная номенклатура продукции включает в себя порядка 20 -100 наименований продукции. При этом в стоимостном выражении она составляет более 60% средств, выделяемых на материально- техническое обеспечение.

Рынок промышленной продукции, и в частности нефтегазового оборудования, как в России, так и в других странах СНГ начал формироваться более 10 лет назад, когда была ликвидирована система снабжения предприятий, действовавшая под управлением Госплана и отраслевых министерств. Многие нефтегазовые компании после разгосударствления стали независимыми субъектами формирующегося рынка. После распада Советского Союза многие предприятия-производители и предприятия-потребители оказались по разные стороны государственных границ. В ходе экономических реформ в России было отменено принудительное сохранение хозяйственных связей. Эти обстоятельства стимулировали возникновение фирм-посредников, взявших на себя налаживание хозяйственных связей между производителями и потребителями продукции. Одни фирмы-посредники со временем прекратили свое существование, другие вписались в рыночные отношения и за счет привлечения профессиональных кадров сохранили и укрепили свои позиции на рынке. Одновременно в России активно шел процесс становления тех российских предприятий-производителей, которые взялись за освоение продукции, ранее выпускаемой исключительно предприятиями республик бывшего Советского Союза. В результате произошедших изменений по одним видам нефтегазового оборудования (например, по штанговым насосам) в стране есть несколько заводов-производителей, конкурирующих между собой. По другим видам продукции в последние годы прослеживается иная тенденция - уменьшение количества конкурирующих предприятий (выживают сильнейшие). Есть в отрасли и предприятия-монополисты (например, в производстве некоторых видов труб).

Отношения между субъектами рынка нефтегазового оборудования не всегда носят рыночный характер. Безусловно, большое значение по-прежнему имеют те хозяйственные отношения, в основе которых лежит многолетний опыт совместной работы. По этой причине некоторые нефтегазовые компании создают свою собственную, отличную от других, систему правил, поведенческих норм в отношениях с поставщиками и, следовательно, свой собственный регламент закупок продукции.

2. Регламент закупок продукции

Закупки продукции осуществляются в соответствии с регламентом (порядком), который в значительной степени определяется номенклатурой закупаемой продукции. В нефтегазовых компаниях при разработке данного регламента снабженцами проводится разделение номенклатуры материально-технических ресурсов на номенклатуру экспортную (внешнюю) и внутреннюю, на основную и не основную, на монопольную и немонопольную, и т.д.

Регламент описывает различные схемы подготовки и проведения закупок:

      - прямой выбор поставщика продукции (в основном для монопольной номенклатуры продукции и продукции с особыми техническими характеристиками),
      - сравнительный аналитический выбор поставщика (для не основной номенклатуры продукции, а также для отдельных видов продукции основной номенклатуры),
      - на тендерной (конкурсной) основе (в основном для отдельных видов основной номенклатуры продукции, а также для не основной номенклатуры дорогой продукции).

За последнее время многие нефтегазовые компании превратились в реальные открытые акционерные общества с реально действующими акционерами, в том числе зарубежными, которые оказывают существенное влияние на стратегию развития компании. Это означает, что при организации процессов материально-технического снабжения необходимо учитывать еще один значимый рыночный фактор - интересы акционеров. Акционеры нефтегазовых компаний заинтересованы в обеспечении прозрачности бизнес-процессов материально-технического обеспечения. Более предпочтительным считаются процедуры выбора поставщиков продукции на тендерной (конкурсной) основе, построенные на формализованном регламенте их проведения и обеспечивающие максимально широкое привлечение к участию в тендерах (конкурсах) потенциальных поставщиков продукции.

Однако нужно иметь в виду, что в условиях рынка каждая компания имеет возможность разрабатывать и реализовывать собственную стратегию развития с учетом своей специфики и особенностей, которые в определенной степени отражаются на организации процессов материально-технического обеспечения. Тем не менее проведенный анализ показывает, что при всем многообразии конкретных форм организации бизнес-процессов материально-технического обеспечения, используемых различными компаниями, в соответствующих схемах содержится больше однотипных элементов, чем специфических, а это является предпосылкой унификации регламентов закупок продукции.

Таким образом, объективно имеются предпосылки для того, чтобы сделать некоторые прогнозные заключения об эволюции рынка нефтегазового оборудования и процессов материально-технического обеспечения нефтегазовых компаний. В развитии материально-технического обеспечения компаний отрасли проявляются следующие тенденции:

      - четкое структурирование рынка продукции;
      - регламентация процессов материально-технического снабжения;
      - децентрализация и повышение уровня обоснованности (мотивации) принимаемых решений;
      - более широкое вовлечение в процессы организации снабжения среднего и нижнего управленческого звена,- создание и применение электронных систем снабжения.

3. Электронные системы снабжения

Электронные системы снабжения (e-procurement) являются системами электронной коммерции типа В2В и предназначены для осуществления закупочных операций в режимах on line и off line.

В их функции входит обеспечение прямого взаимодействия снабженцев с поставщиками продукции. Поставщики продукции имеют возможность хранить и поддерживать непосредственно в системе каталоги (прайс-листы) поставляемой ими продукции. Снабженцы имеют возможность выполнять операции поиска требуемой номенклатуры материально-технических ресурсов, каталожной базе поставщиков, проводить маркетинговый и конъюнктурный анализ, вести переписку, организовывать тендеры и конкурсы, проводить предконтрактную и контрактную подготовку, готовить и проводить оплаты поставщикам, вести учет хода выполнения плана поставок и т.п. Кроме того, электронная система снабжения может быть интегрирована с другими автоматизированными системами и программными продуктами, вести учет логистики и финансовых операций. Функциональная схема электронной системы снабжения представлена на рисунке 1.

Электронные системы снабжения обеспечивают поддержку этапов бизнес-процесса следующего содержания:

      - сбор заявок на материально-технические ресурсы, подготовка и утверждение номенклатурных планов поставок продукции;
      - проведение процедур выбора поставщиков продукции, основанных на прямом выборе, на сравнительном аналитическом выборе, на тендере (конкурсе);
      - размещение и согласование заказов на материально-технические ресурсы с поставщиками продукции, предконтрактная подготовка и заключение контракта;
      - учет отгрузок и поступлений продукции грузополучателям;
      - учет оплат поставщикам продукции;
      - ведение отчетности и осуществление контроля над ходом выполнения плана поставок продукции.

Помимо поддержания перечисленных этапов бизнес-процесса компьютерная система снабжения выполняет также сервисные функции, такие как:

      - поддержка базы каталогов поставщиков продукции;
      - ведение базы данных служебной информации по поставщикам продукции;
      - ведение доски объявлений;
      - выставление на продажу излишков, товаров, бывших в употреблении, и неликвидов;
      - ведение единого классификатора материально-технических ресурсов.

Как система класса В2В электронная система снабжения может выполнять функции интегрирующего элемента между автоматизированными системами управления поставщиков и потребителей продукции.

4. Открытые системы электронной коммерции

Открытая система электронной коммерции обладает следующими признаками:

1. Система предназначена для использования многими потребителями и поставщиками продукции.
2. Система доступна через глобальную сеть Интернет.
3. В систему встроены транзакцион-ные механизмы (операции):

      - коммерческая переписка между снабженцем и поставщиком;
      - запрос и получение коммерческих предложений;
      - проведение конкурсных торгов (тендеров);
      - предконтрактная подготовка и заключение контракта;
      - размещение и согласование заказов;
      - подготовка и проведение оплат;
      - контроль поставок, логистика.

Последний признак является наиболее важным. Именно это свойство наполняет систему содержанием процессов торговли.

Специалистам известны несколько Интернет-систем, на которые в той или иной степени возложены функции снабжения, в том числе снабжения компаний нефтегазовой отрасли оборудованием и материалами. Пользователям этих систем обычно предоставляются дополнительные информационные услуги, состоящие в том, что снабженец нефтегазовой компании может вести поиск в базе данных системы через сеть Интернет:

      - по наименованию предприятий-производителей и поставщиков продукции;
      - по местоположению поставщика продукции - по региону, области, городу;
      - по виду продукции (по классификатору);
      - по наименованию продукции или ее модели, ГОСТу, спецификации и т.п.

Нужно отметить, что этим возможности большинства действующих открытых систем электронной коммерции исчерпываются.

Структура типичной открытой системы электронной коммерции приведена на рис. 2.

К настоящему времени разработаны и эксплуатируются несколько систем, которые можно в полной мере отнести к классу открытых систем электронной коммерции (электронного снабжения). Примером такой реально действующей системы является торговая площадка ИНМАРСИС (www.inmarsys.ru), предназначенная для организации снабжения нефтегазовых компаний.

5. Корпоративные системы электронного снабжения

В отличие от открытых систем электронного снабжения, корпоративные системы электронного снабжения:

      - используются единственной компанией-потребителем продукции или единственной аффилированной группой предприятий;
      - функционируют в корпоративной сети Интранет компании-пользователя;
      - предоставляют предприятиям-поставщикам продукции ограниченный доступ через глобальную сеть Интернет для осуществления транзакционных операций;
      - интегрируются с автоматизированной системой управления компании;
      - покрывают весь бизнес-процесс материально-технического снабжения.

Структура корпоративной системы электронного снабжения изображена на рис. 3.

6. Сравнение открытой системы электронной коммерции и корпоративной системы электронного снабжения

Главное отличие открытой системы от корпоративной состоит в том, что открытая система электронной коммерции обеспечивает информационную поддержку отдельных этапов бизнес-процесса материально-технического снабжения.

Пользователь открытой системы имеет широкие возможности в автоматизации процесса закупки продукции. Стоимость подписки на услуги открытой системы относительно невысокая. Подключение к открытой системе практически не связано с затратами времени. Администрация открытой системы обеспечивает актуализацию базы данных поставщиков и каталогов продукции. Однако пользователь открытой системы не может выйти за рамки типовых схем и типовых сценариев процессов снабжения. Кроме того, пользователь самостоятельно формирует потребности в материально-технических ресурсах, осуществляет поиск потенциальных поставщиков продукции, хранит необходимую документацию и информацию, в том числе и о поставщиках, с которыми были осуществлены контакты, и о заключенных контрактах, отслеживает выполнение поставки и т.д. В случае, когда номенклатура закупаемой продукции невелика и в системе снабжения занято небольшое число сотрудников, вся эта вспомогательная работа может не требовать больших затрат ресурсов.

Однако если компания осуществляет масштабные закупки по широкой номенклатуре продукции, актуальной становится задача создания и внедрения корпоративной системы электронного снабжения. Необходимость перехода на технологии работы в рамках корпоративной системы обусловлена прежде всего экономическими расчетами. Опыт работы крупных нефтегазовых компаний показывает, что продуктивным является подход, состоящий в последовательном освоении технологии работы сначала в открытой системе, а затем - в корпоративной системе. На этапе освоения технологии работы на открытой электронной площадке пользователь может накопить первичный опыт работы с электронной системой снабжения, выявить специфические особенности и определить собственный регламент работы с поставщиками продукции, уточнить методики электронных закупок по видам номенклатуры продукции, наконец, разработать техническое задание и грамотно поставить задачу создания корпоративной системы.

Корпоративные системы обеспечивают высокую степень информационной безопасности и надежности, позволяют учитывать интересы конкретной компании, расширять функции системы в соответствии с требованиями пользователя. Относительным недостатком корпоративных систем является то обстоятельство, что поддержание баз данных в актуальном состоянии возлагается либо на пользователя, либо осуществляется самими поставщиками продукции по соглашению с пользователем корпоративной системы. Существует и третья возможность - пользоваться внешними каталогами.

7. Электронное снабжение

Типичный бизнес-процесс материально-технического снабжения, обозначаемый триадой «ПОТРЕБНОСТЬ - ЗАКУПКА - ПОСТАВКА», наглядно представлен на рисунке 4.

Процесс закупки начинается с поиска и подбора поставщиков по номенклатуре продукции в соответствии с утвержденными потребностями. Поиск ведется либо по внутренней корпоративной справочной базе (картотеке), либо по различным каталогам, справочникам, бюллетеням, рекламным материалам и пр., в том числе доступным в электронном виде и через глобальную сеть Интернет. В электронной системе снабжения, как правило, имеется возможность поиска поставщиков заданной продукции во внутреннем или внешнем каталоге, причем в качестве внешнего каталога может выступать открытая электронная торговая площадка.

После осуществления предварительного поиска ведется коммерческая переписка с поставщиками, уточнение технических характеристик и возможных условий поставки. Далее осуществляется выбор поставщика и предконтрактная подготовка по одной из следующих основных схем:

      - прямой выбор поставщика (в основном для монопольной номенклатуры продукции и продукции с особыми техническими характеристиками);
      - сравнительный аналитический выбор поставщика (для не основной номенклатуры, а также для отдельных видов основной номенклатуры продукции);
      - на тендерной (конкурсной) основе (в основном для отдельных видов основной номенклатуры, а также для дорогой не основной номенклатуры продукции).

Затем с поставщиком заключается договор поставки, в котором фиксируются все достигнутые договоренности, условия поставки-оплаты, цены, сроки и т.п.

Если с данным поставщиком уже имеется заключенный рамочный договор, то достаточно сформировать на его основе заказ (или спецификацию на поставку) на условиях имеющегося договора.

В электронной системе снабжения все указанные операции осуществляются в электронной форме; снабженец и поставщик взаимодействуют путем обмена электронными письмами и другими документами, а также вводят ту или иную информацию в базу данных системы через экранные формы. При этом любой документ из системы может быть распечатан и скреплен чернильными подписями и печатями.

После документального закрепления сделки, на фазе выполнения поставки, поставщик производит отгрузки продукции, при этом система электронного снабжения может позволять производить фактурирование отгрузки непосредственно в системе, что позволяет отслеживать фактические отгрузки в режиме реального времени. Заказчик также имеет возможность производить оплаты поставщику через свою систему электронного снабжения, используя доступ в систему электронных расчетов своего операционного банка. Некоторые крупные российские банки уже имеют подобный опыт работы.

Затем с поставщиком заключается договор поставки, в котором фиксируются все достигнутые договоренности, условия поставки-оплаты, цены, сроки и т.п.

8. Юридические аспекты электронной коммерции

Сделка - объект гражданского права. Сделке посвящена глава действующего Гражданского кодекса РФ. Согласно ст. 153 ГК РФ, «Сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей». В соответствии с требованием пункта 1 ст. 1 б 1 ГК РФ, сделки юридических лиц должны совершаться в письменной форме. Более того, согласно п.1.ст.162 ГК РФ, «Несоблюдение... письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания...» Как же заключить договор с поставщиком в письменной форме, используя электронную систему? Ответ на этот вопрос дает несколько статей ГК. В частности, п.2.ст. 160 допускает использование электронно-цифровой подписи, а п.2.ст.434 гласит: «Договор в письменной форме может быть заключен... путем обмена документами посредством... электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору». Таким образом, в соответствии с действующим законодательством, для признания сделки письменно оформленной, достаточно наличие юридически признаваемого механизма идентификации электронной цифровой подписи, позволяющего достоверно установить сторону-подписанта по договору. К настоящему моменту времени принят Закон Российской Федерации от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который обеспечивает юридическую основу для осуществления электронных сделок. Для реализации механизма идентификации электронной цифровой подписи создается институт уполномоченных организаций - Удостоверяющих Центров, роль которых аналогична роли «электронных» нотариусов, заверяющих подписи сторон.

№ 4 Апрель 2002 г. «Московские торги»