На пути к электронным торгам: проблемы и возможности

Организация и проведение конкурсных закупок продукции для государственных нужд сопряжены с подготовкой большого объема документов. Эффективность выполнения этих работ повышается, если применяются средства автоматизации. В первую очередь программное обеспечение, разработанное специально для автоматизации технологии конкурсных процедур. При небольшом числе поставщиков продукции и небольшом объеме ее номенклатуры организатор конкурса может обойтись универсальными возможностями текстовых редакторов и электронных таблиц, а при наличии квалифицированных пользователей - и систем управления базами данных (СУБД), входящих в офисные пакеты.

При большом объеме обрабатываемой информации становится эффективной разработка и ведение баз данных, содержащих информацию о заказчиках и поставщиках продукции, о номенклатуре товаров и услуг, о заключенных государственных контрактах и договорах. Внедрение информационных систем в принципе позволяет снизить затраты ресурсов на подготовку и проведение торгов в 3-5 раз.

Эффективность применения средств информационной поддержки, ориентированных на процедуры конкурсных торгов, существенно повышается, если использовать Интернет- технологии и принципы электронной коммерции. Работа в рамках глобальной сети Интернет предоставляет заказчикам и поставщикам дополнительные возможности. Это и упрощенный доступ участников конкурсов ко всей необходимой документации (от конкурсной документации до получения заявок от претендентов), и снижение затрат заказчиков на проведение, а претендентов на участие в конкурсе, и расширение круга поставщиков товаров, работ и услуг, в том числе и за счет других регионов и государств.

Интеграция в едином информационном пространстве заказчиков, организаторов конкурса, потенциальных поставщиков продукции, а также операторов, предоставляющих вспомогательные расчетные, страховые, экспедиторские, таможенные услуги и т.п., позволяет не только провести конкурс с минимальными издержками и максимально широким привлечением поставщиков, но и осуществить подготовку и заключить государственный контракт или договор в кратчайшие сроки.

Под электронной коммерцией понимается организация подготовки и заключения контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг с помощью электронных средств обмена информацией. В качестве участников процессов электронной коммерции выступают покупатели и продавцы продукции - товаров, работ и услуг. Это частные лица, фирмы, государственные структуры, производители, посреднические структуры. Электронные средства обмена информацией в процессах электронной торговли включают в себя различные базы данных, содержащие информацию о субъектах рынка и предложения на продажу или покупку продукции, а также электронные торговые площадки, обеспечивающие достижение между продавцами и покупателями продукции соглашения об условиях контрактов и заключения на основе электронного документооборота собственно контрактов.

В последнее время широкое распространение получили электронные торговые площадки, обеспечивающие их пользователей возможностью работы в реальном масштабе времени. Внедрение технологий электронной торговли происходит в различных формах, наиболее распространенными из которых являются:

- переход от бумажного документооборота к электронному документообороту;
- создание и использование баз данных по спросу на продукцию и по предложениям продукции, снабженных средствами анализа информации и обеспечение доступа к ним;
- осуществление предконтрактной подготовки и заключение контрактов на электронных торговых площадках.

Преимущества электронной коммерции очевидны. Электронные средства обмена информацией обеспечивают высокую скорость поиска информации, передачи документов и достижения соглашения между участниками процесса. Кроме того, они позволяют поддерживать высокую степень актуализации информации, осуществлять разнообразную обработку и анализ информации. В рамках электронных технологий снижаются риски, связанные с возможной недобросовестностью сторон.

При всех перечисленных преимуществах электронной коммерции нужно понимать, что расширение сферы ее применения ограничено рядом обстоятельств. Во-первых, масштабное распространение электронной торговли возможно при условии принятия законодательных актов, регулирующих отношения в данной области. В то же время законотворческая деятельность в сфере электронной коммерции тормозится отсутствием широкой практики ее применения. Принятые к настоящему моменту времени правовые акты не содержат нормы, определяющие права и обязанности участников электронной торговли, а также электронный документооборот.

Третье обстоятельство - эта в принципе не разрешимая проблема абсолютной идентификации партнера и участника процессов торговли и подлинности электронных документов. Электронные средства могут установить подлинность партнеров и документов лишь с определенной степенью достоверности.

Помимо перечисленных обстоятельств нужно указать также на то, что существуют виды продукции (сложной или нестандартной), измерение и оценка качества которых затруднено. В ряде случаев условия контрактов могут быть нестандартными и их заключение может быть затруднено без проведения переговорного процесса.

К настоящему времени получили развитие проекты, ориентированные на фундаментальный инженерный подход к построению систем электронной коммерции, использующие глобальную компьютерную сеть Интернет в качестве удобного средства обмена информацией. Современные инженерные технологии находят применение в создании систем электронной коммерции (торговли), именуемых как e-commerce, и, в частности, систем электронного снабжения, обозначаемых как е-procurement. В данном номере журнала публикуется статья руководителей Научного Центра Интернет-Технологий (ИНТЕРТЕХ), которая дает детальное представление о том, как решаются организационные и технологические вопросы разработки и эксплуатации двух систем электронной коммерции - открытой системы электронной коммерции (открытой электронной торговой площадки) и закрытой (корпоративной) системы электронного снабжения.

Открытая система электронной коммерции ИНМАРСИС, разработанная и поддерживаемая Центром, по мнению экспертов, является лучшей площадкой данного класса в российском топливно-энергетическом комплексе. Основными пользователями данной открытой электронной торговой площадки являются компании нефтегазовой отрасли, тем не менее заложенные в ее реализацию инженерные решения имеют универсальную ценность. В настоящее время на площадке работает более 10 000 компаний. В основе системы обновляемая электронная база данных с характеристиками и ценами продукции. Применяемый системой рубрикатор-классификатор продукции позволяет систематизировать разнообразные товары, работы и услуги, в том числе сложные виды. Номенклатура включает более 300 000 наименований продукции.

Крупные нефтегазовые компании ориентированы на использование корпоративных систем электронного снабжения. Огромный масштаб их потребностей в материально-технических ресурсах и большое количество задействованных в процессах материально-технического обеспечения предприятий диктуют им находить оптимальные решения именно на этом технологическом уровне.

Корпоративная система позволяет автоматизировать все этапы процесса снабжения компании материально-техническими и другими ресурсами, начиная с формирования потребностей в них и кончая составлением отчетов об осуществленных закупках. Внедрение такой системы связано с разработкой внутреннего регламента, определяющего функции, обязанности и полномочия работников компании всех уровней в бизнес-процессе снабжения. В системе регламент реализуется через перечень функции всех работников, порядок прохождения документов, режим доступа к определенным документам, способы работы с документами и т.п.

Кроме применения стандартных схем система позволяет осуществлять настройки и изменения режима доступа к документам и регламента документооборота. В системе могут быть задействованы разнообразные механизмы подготовки принятия решений по выбору поставщиков и оценке продукции. Пользователь системы работает с группой так называемых авторизованных поставщиков, отобранных пользователем системы и прошедших идентификационную процедуру. Состав группы может меняться, но система хранит информацию о всех взаимодействиях пользователя с поставщиками и результатах закупок продукции. Эффективность работы корпоративной системы повышается, если из нее есть выход на открытую электронную площадку. Работа на открытой электронной площадке позволяет проводить маркетинговые исследования и пополнять группу авторизованных поставщиков продукции.

В последнее время интенсивно ведутся работы по применению информационных технологий для поддержки процедур проведения конкурсных торгов, а также осуществляются разработки программных средств, необходимых для создания систем электронных торгов по размещению городского заказа. Безусловно, от создания необходимых программных средств до реальной системы торгов дистанция огромного размера. Системы электронных торгов станут реально действующими при условии их наполнения информацией о потребностях городской экономики и о поставщиках продукции, закупаемой для удовлетворения этих потребностей.

Необходимо принять во внимание, что недостатки развития и применения систем электронной коммерции во всей полноте распространяются и на разрабатываемые электронные системы формирования, размещения и выполнения городского заказа. Кроме того, переход на электронные технологии связан с дополнительными трудностями. Дело в том, что в городе сложилась распределенная (по комплексам городского управления и по отдельным секторам экономики) система городского заказа. Государственные закупки продукции для городских нужд осуществляются по определенным правилам и процедурам, установленным законодательством, а также и деловой практикой. Сложившаяся система городского заказа характеризуется неравномерностью ее развития, выражающаяся в несоблюдении баланса унификации и специализации процедур проведения конкурсных торгов, форм государственных контрактов и договоров, в различном уровне квалификации управленцев, занимающихся вопросами закупок продукции, в различном уровне оснащенности их рабочих мест.

С учетом перечисленных факторов представляется целесообразным осуществлять внедрение систем электронных закупок продукции для городских нужд постепенно, в несколько логически связанных этапов. Речь идет о синхронизированном решении задач специализации и унификации процедур и контрактов, перехода на электронный документооборот, создания баз данных по городскому заказу и поставщикам продукции и т.д.

Однако даже при таком эволюционном способе внедрения систем электронных торгов необходимо четко представлять образ цели. Разработанные Центром ИНТЕРТЕХ системы электронной коммерции могут служить прототипом системы городского заказа. Следует обратить внимание на три важных момента.

Во-первых, в идеологию корпоративных систем электронного снабжения закладываются те же принципы прокьюремента (открытость, равноправие, экономичность, эффективность, ответственность), которые отражены в законодательных нормах, регулирующих проведение закупок продукции для государственных нужд. Бизнес-процесс снабжения крупных компаний материально-техническими ресурсами во многом схож с бизнес-процессом закупок продукции в рамках городского заказа.