Реальные преимущества виртуальной коммерции B2B: Корпоративные системы электронного снабжения

Дмитрий Гулько
кандидат технических наук,
президент НЦИТ «ИНТЕРТЕХ»

В статье «Лед тронулся...» («Нефть России», № 10-11 за 2001 г.) мы начали рассказывать читателям о современных инженерных технологиях, применяемых для построения промышленных систем электронной коммерции (В2В e-commrece). Сегодня, как и обещали, мы возвращаемся к этой масштабной теме и попытаемся сравнить открытые и корпоративные системы электронного снабжения, а также разобраться в некоторых юридических аспектах их деятельности.

Система: корпоративная или открытая?

Открытые (public) системы электронной коммерции, как правило, предназначены для использования многими потребителями и поставщиками, доступны через Интернет и обладают транзакционными механизмами.

Читателям наверняка известно, как минимум, несколько Интернет-систем, предназначенных в той или иной степени для поддержки снабженческих и сбытовых функций, и специализирующихся, в том числе, на оборудовании и материалах для нефтегазовой отрасли. Эти системы предлагают информационный сервис, позволяющий снабженцу нефтегазовой компании вести поиск в базе данных:

•    по наименованию предприятий, производящих и поставляющих продукцию;
•    по местоположению поставщика (регион, область, город);
•    по виду продукции (классификатор);
•    по наименованию продукции или ее модели (ГОСТ, спецификация и т п.).

Однако на этом функции большинства имеющихся систем исчерпываются, хотя важнейшим их свойством должно быть наличие транзакционных механизмов, позволяющих:

•    вести коммерческую переписку между снабженцем и поставщиком;
•    запрашивать и получать коммерческие предложения;
•    проводить конкурсные торги и тендеры;
•    обеспечивать предконтрактную и контрактную подготовку;
•    размещать и согласовывать заказы;
•    подготавливать и проводить оплату;
•    контролировать поставки;
•    заниматься логистикой.

Такие системы (их типичная структура приведена на рис 1) уже существуют, и к их числу с полным правом можно отнести ИНМАРСИС (www inmarsys ru) - систему, предназначенную для организации снабжения нефтегазовых компаний (НГК) и поддержки сбыта предприятий, обеспечивающих потребности отрасли.

В отличие от открытых, корпоративные (private) системы электронного снабжения, как правило, предназначены для использования (проведения закупок) одним потребителем или аффилированной группой предприятий (компаний). Такие системы охватывают весь бизнес-процесс материально технического обеспечения и интегрированы с АСУ. Они функционируют в корпоративной интрасети и открывают поставщикам для обеспечения транзакционных механизмов ограниченный доступ через Интернет (см рис. 2).

Каждой компании, решающей для себя, какой тип системы ей необходимо использовать для автоматизации закупок -открытый или корпоративный, - нужно будет ответить на следующие вопросы:

•    Какие денежные ресурсы на это могут быть выделены?
•    Насколько "закрытую" политику закупок она ведет?
•    Нужно ли ей покрыть весь бизнес-процесс материально технического обеспечения?
•    Намерена ли она использовать типовые модели бизнес-процессов или будет выстраивать свои сценарии, полностью адекватные корпоративному регламенту и специфике?
•    Нужна ли системе интеграция с другими функционирующими подсистемами корпоративной АСУ, например, с «Бухгалтерией», «Складами» и т.п. ?
•    Сколько рабочих мест снабженцев и другого персонала планируется обеспечить доступом к системе?

Облегчить эту задачу поможет таблица, в которой приведены критерии, позволяющие решить какой из двух типов систем лучше соответствует той или иной производственной необходимости.

Опыт работы многих крупнейших нефтегазовых компаний свидетельствует о том, что весьма эффективным и целесообразным является двухэтапный подход с последовательным использованием как открытой, так и закрытой систем.

1-й этап - использование открытой торговой площадки (10-50 рабочих мест) - необходим:

•    для накопления первичного опыта работы через электронную систему снабжения;
•    для выявления специфических особенностей и создания регламента работы с поставщиками;
•    для определения методики электронных закупок по видам номенклатуры;
•    для формирования технического задания и постановки задачи создания корпоративной системы.

2-й этап - создание и внедрение корпоративной системы электронного снабжения - обеспечит:

•    улучшение экономических показателей за счет снижения издержек и оптимизации бизнес-процессов;
•    развитие конкуренции среди поставщиков;
•    поддержку реальных рыночных отношений между поставщиками и потребителями, объективность и мотивированность принятия решений о выборе поставщика;
•    интеграцию с другими подсистемами АСУ, функционирующими на предприятии;
•    формализацию регламента материально-технического обслуживания.

Электронная сделка: реальность или виртуальность?

Как протекает процесс закупки в электронной системе снабжения? Что нужно снабженцу и что - поставщику? Чтобы ответить на эти вопросы, попробуем представить типичный бизнес-процесс материально технического снабжения - ПОТРЕБНОСТЬ -> ЗАКУПКА -> ПОСТАВКА - в виде следующей схемы (см рис 3).

Процесс закупки начинается в тот момент, когда профессиональный снабженец (закупщик) производит поиск и подбор поставщиков по номенклатуре согласно утвержденной потребности. Обычно такой поиск ведется либо по внутренней корпоративной справочной базе (картотеке), либо по различным каталогам, справочникам, бюллетеням, рекламным материалам и т. п., в том числе доступным в электронном виде и через Интернет. В электронной системе снабжения, как правило, имеется возможность поиска поставщиков заданной продукции во внутреннем или внешнем каталоге, причем, в качестве внешнего может выступать открытая электронная торговая площадка.

После предварительного поиска проводятся коммерческая переписка с поставщиками и уточнение технических характеристик и возможных условий поставки. Далее осуществляются выбор поставщика и предконтрактная подготовка. Такой выбор может быть либо прямым (для монопольной продукции и продукции с особыми техническими характеристиками), либо проводиться путем аналитического сравнения (для не основной номенклатуры и отдельных видов основной) или на тендерной (конкурсной) основе (для ценоемкой не основной номенклатуры и отдельных видов основной). Затем заключается договор поставки, фиксирующий все достигнутые соглашения, касающиеся условий, цен, сроков и т. п. Если с данным поставщиком уже имеется заключенный рамочный договор, то на его условиях достаточно просто сформировать заказ (или спецификацию на поставку).

В автоматизированной системе снабжения все эти операции осуществляются в электронной форме. Снабженец и поставщик взаимодействуют путем обмена электронными письмами и другими документами, а также вводя ту или иную информацию в базу данных системы. При этом любой документ может быть распечатан и скреплен чернильными подписями и печатями.

После документального закрепления сделки поставщик отгружает продукцию. На этом этапе система электронного снабжения позволяет производить фактурирование отгрузки непосредственно в системе, что дает возможность отслеживать события в режиме реального времени. Кроме того, через свою систему электронного снабжения заказчик может производить оплату поставщику, используя доступ в систему электронных расчетов своего операционного банка. Следует отметить, что некоторые крупные российские банки уже имеют подобный опыт, в их числе - ИБГ «НИКойл», банк «МЕНАТЕП СПб», «Альфа банк» и другие.

Электронная цифровая подпись

Сделка объект гражданского права, которому посвящена целая глава действующего Гражданского кодекса РФ Согласно статье 153 ГК РФ «сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей». В соответствии с требованием пункта 1 статьи 161 ГК РФ сделки юридических лиц должны совершаться в письменной форме. Более того, согласно пункту 1 статьи 162 ГК РФ «несоблюдение письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания».

Как же заключить договор с поставщиком в письменной форме, используя электронную систему? Ответ на этот вопрос дают несколько статей Гражданского кодекса. В частности, пункт 2 статьи 160 допускает использование электронно-цифровой подписи, а пункт 2 статьи 434 гласит «Договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору». Таким образом, в соответствии с действующим законодательством для признания сделки письменно оформленной достаточно наличия юридически признаваемого механизма идентификации электронной цифровой подписи (ЭЦП), позволяющего достоверно установить сторону, подписавшую договор.

Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» принят и подписан президентом России 10 января 2002 г. Он создает важную юридическо-технологическую основу для осуществления электронных сделок. Чтобы идентифицировать электронные подписи, в будущем в России планируется создать институт специальных уполномоченных организации - удостоверяющих центров (УЦ). Они будут управлять открытыми криптографическими ключами, регистрировать пользователей ЭЦП, выдавать цифровые сертификаты и обеспечивать функционирование систем электронного документооборота. Таким образом, эти центры станут своеобразными «электронными нотариусами», заверяющими подписи сторон и регистрирующими электронные сделки. Кроме того, для стимулирования внедрения электронных форм ведения административно-хозяйственной деятельности в скором времени в нашей стране будет принят ряд законов, в том числе «Об электронном документообороте», «Об электронной торговле».

№ 2 Февраль 2002 г. «Нефть России»